Maksun hakeminen

Maksun hakeminen

Maksua voi hakea, kun ELY-keskus on tehnyt hankkeelle myönteisen tukipäätöksen ja hankkeelle on syntynyt tukikelpoisia kuluja. Maksua haetaan Ruokaviraston Hyrrä-asiointipalvelussa.

Hankkeelle voidaan hyväksyä kustannuksia, jotka ovat muodostuneet hankkeen vireille tulon jälkeen, mutta ennen hankkeen toteutusajan päättymistä. Poikkeus on rakentamisen suunnittelu, jonka kustannuksia voi muodostua jo ennen hankkeen vireille tuloa.

Hanke on tullut vireille, kun hakemus on jätetty Hyrrä-asiointipalveluun. Kustannus on muodostunut, kun tuotteesta/palvelusta on tehty sitova tilaus tai sopimus tai tuote/palvelu on toimitettu. Huomioi säädökset mm. lähipiirihankinnoista.

• Tutustu tukipäätökseen huolella

Tukipäätöksessä kerrotaan hankkeen toteutusaika ja tukiehdot. Hanke on toteutettava tukipäätöksen mukaisesti, jotta tuki voidaan maksaa. Tukipäätös perustuu hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan ja kustannusarvioon. Huomaa, että päätöksessä saattaa olla muutoksia suhteessa alkuperäiseen hankehakemukseen.

Lue päätöksen yleiset ja mahdolliset erityisehdot, sillä niistä löytyy tärkeää tietoa tuen maksamisen edellytyksistä ja tuen ulkopuolelle jäävistä kustannuksista. Investointeja koskee myös pysyvyysehto eli se, kuinka kauan tuetun omaisuuden tulee olla hankkeen toteuttajan hallinnassa (yleensä x vuotta viimeisimmästä maksupäätöksestä). 

Tukipäätöksessä kerrotaan myös maksuhakemuksen liitteistä sekä määräajat hakemuksen jättämiselle.

• Informoi kirjanpitäjää

Toimita hankkeen tukipäätös kirjanpitäjälle. Hankkeelle pitää perustaa oma kustannuspaikka tai kirjanpitotili kirjanpitoon, jotta maksuhakemukseen saadaan pääkirjanote. Vientiselitteiden tulee olla selkeät.

Huomioi, että investointikustannukset tulee pääsääntöisesti kirjata taseeseen, samoin investointiin liittyvät palkkakustannukset.

• Ennakkomaksun hakeminen

Tukea voidaan maksaa ennakkona, jos:

1) hakijalla ei ole merkittäviä omia tuloja tai hankkeen väliaikaisrahoitukseen käytettävissä olevaa varallisuutta; ja
2) vaara hankkeen toteutumatta jäämisestä on vähäinen.

Tuesta voidaan maksaa ennakkona enintään 20 prosenttia myönnetyn tuen määrästä. Tukea voidaan maksaa ennakkoon vain kerran hankkeen toteuttamiseksi.  Ennakkoa ei myönnetä pienhankkeille, valmistelurahaan tai kertakorvaushakkeille.

• Määräaikojen noudattaminen

Hankkeen toimenpiteet tulee toteuttaa tukipäätöksen määräaikojen mukaisesti. Jos hanketta ei ehditä saada valmiiksi hankeaikana, jatkoaikaa voi hakea muutoshakemuksella. Muutoshakemus on jätettävä hyvissä ajoin ennen hankkeelle asetetun määräajan umpeutumista.

• Ilmoita heti, jos hankesuunnitelma muuttuu

Hankesuunnitelman mahdollisista muutoksista on oltava yhteydessä tukipäätöksen tehneeseen rahoittajaan (ELY-keskus tai Leader-ryhmä) mahdollisimman pian, ja aina ennen muutoksista aiheutuvien kustannusten muodostumista. Tuotosperusteisiin hankkeisiin voi hakea muutosta ainoastaan hankkeen toteutusaikaan.

• Hyödyllisiä lomakkeita

Vaara-Karjalan Leaderin kotisivuilla on valmiita lomakkeita, jotka auttavat hankkeen hallinnoinnissa ja maksuhakemuksen tekemisessä: https://vaarakarjalanleader.fi/lomakkeet/

• Dokumentoi

Dokumentoi hankeen etenemistä, se helpottaa maksuerän raportoinnissa ja loppuraportin laatiminen on silloin helpompaa.

• Valmistaudu maksatukseen ajoissa

Maksatukseen valmistautuminen on hyvä aloittaa heti, kun hanke alkaa. Maksua kannattaa hakea vähintään kerran vuodessa, mielellään puolivuosittain. 

Ensimmäistä maksuerää voi hakea heti, kun hankkeelle on kertynyt kustannuksia. Näin maksuhakemuksen käsittelyn yhteydessä voidaan havaita mahdolliset virheet ja korjata ne ajoissa. 

Viimeistä maksuerää tulee hakea neljän kuukauden kuluessa siitä, kun hankkeen toteutusaika on päättynyt.

• Maksuhakemuksen jättäminen Hyrrä-järjestelmässä

Maksua haetaan sähköisesti Hyrrä-järjestelmän kautta. Suosituksena on hakea maksatusta puolivuosittain hankkeen edetessä.

Loppumaksu tulee hakea viimeistään neljän kuukauden kuluessa hankkeen toteuttamisajan päättymisestä. Hyrrä-järjestelmä ei lähetä erillistä muistutusta määräajoista. Pyrimme muistuttamaan asiakkaitamme maksun hakemisen aikarajoista, mutta hankkeen toteuttaja on lopulta vastuussa maksuhakemuksen tekemisestä.

• Maksuhakemuksen käsittely ja neuvonta

ELY-keskus käsittelee kaikki maksuhakemukset. Tarvittaessa voit kysyä neuvoa maksuhakemuksen täyttämiseen Vaara-Karjalan Leader ry:n henkilökunnalta tai Ely keskukselta: maksatukset.pohjois-karjala(at)ely-keskus.fi ennen hakemuksen lähettämistä.